תכנון בר מצווה הוא פרויקט של חלוקת משימות. חשוב להבין מה המתבגר רוצה, איזה אורחים להזמין, ומה יהיה האירוע המרכזי. תקשורת פתוחה ביניכם לבין המתבגר תהפוך את האירוע לבלתי נשכח, במקום לכאב ראש אחד ענק.
שלושה חודשים לפני תאריך בר המצווה
בתקופה זו, יש לכם החלטות בסיסיות חשובות לקבל:
- כמה גדול יהיה האירוע?
- האם אתם מתכננים לערוך אותו בבית או לשכור אולם אירועים לבר מצווה?
- בדיקת נושא האבטחה באולם.
- בחירת התאריך והשעה ובדיקת זמינות האולם.
- מה חתן הבר מצווה רוצה שיהיה באירוע שלו?
- אילו שירותים מוצעים על ידי האולם?
- מבחינת המוזמנים, האם רוב האורחים יהיו של ההורים, בני משפחה וחברים שלהם, או שהרוב המכריע של המוזמנים יהיו החברים של המתבגר?
לפני שאתם מתחילים את תכנון האירוע, חשוב לקבל תשובות לשאלות אלו.
תכנון התקציב
כמה אתם מתכננים להוציא על האירוע? חשוב להגיע להחלטה זו בשיתוף פעולה עם המתבגר ועם הנהלת אולם האירועים לבר מצווה.
כשמגיעים להחלטה על התקציב המתאים, מפצלים אותו בין ההוצאות השונות לעיצוב האולם, הקייטרינג והפעילויות, בתוספת דמי שכירות האולם.
בחירת נושא האירוע
האם האירוע המרכזי בערב יהיה כניסה מרשימה של חתן הבר מצווה? הופעת אמן אורח או פינות משחקים? בעוד שלא תמיד צריך לבחור נושא מרכזי, זה יכול לעזור לכם ולאורחים שלכם להחליט לאשר את הגעתם, והנושא קובע את הטון של האירוע.
ההזמנות צריכות להישלח בזמן, ולא בווצאפ!
לאחר שתקבעו עם אולם אירועים לבר מצווה את התאריך והשעה, המתבגר צריך לקבל החלטה סופית לגבי המוזמנים שלו, וגם אתם צריכים לסגור את רשימת המוזמנים שלכם, לעצב את ההזמנות ולשלוח אותן בדואר. לא בווצאפ ולא בפייסבוק.
הקפידו להכין טבלת אקסל הכוללת את שמות המוזמנים ומספרי הטלפון שלהם על מנת שתוכלו לאשר את השתתפותם. שלחו את ההזמנות לפחות שבועיים לפני האירוע, אבל חודש לפני זה הזמן הטוב ביותר.
החלטה על התפריט
האם אירוע בר המצווה שאתם מתכננים יכלול ארוחה שמתאימה לילדים כמו פיצות, המבורגרים או מאכלי אצבע על מקלות?
כך או אחרת, יש כל כך הרבה אפשרויות מהנות המוצעות על ידי אולם אירועים לבר מצווה ואתם יכולים לסמוך על הצעות הצוות המיומן להרכבת קייטרינג משובח ואיכותי. בחרו מזונות שיקלעו לטעם של רוב המוזמנים, והקפידו על הגשה מסוגננת ומעוצבת.
החלטה על הפעילויות
פעילויות שמתאימות לבר מצווה יכולות לכלול משחקים, ריקודים, הופעות, עיצוב האולם בהתאם לרוח בני הנוער, או הופעה של אמן או להקה פופולאריים. המשחקים והפעילויות המוצעים לבני הנוער באירוע בר מצווה צריכים להיות מותאמים להם, וכל מתבגר יעדיף סגנון אחר של פעילויות שמתאים לו.
מומלץ לבחור פעילויות ומשחקים מיוחדים שיאפשרו לבני הנוער להשתחרר ולהתבדר, ולעצב את האולם בהתאם לנושא המרכזי שנבחר.