בחירת מקום לעריכת אירוע היא אחת ההחלטות המורכבות ביותר בפניהן אתם ניצבים כשאתם מתחילים לתכנן אירוע קטן. באתר של אולם האירועים ויטראז' תמצאו שפע מידע על תכנון אירועים, בחירת המקום הנכון, ושפע טיפים לעריכת אירועים ברמה גבוהה. אבל מאמר זה מתמקד בהחלטה החשובה ביותר: מציאת המקום המושלם שמתמחה בהפקת אירועים קטנים.
בחירת המקום המתאים הופכת להיות אפילו מורכבת יותר ברגע שאתם מבינים ששטח האולם צריך לאפשר לאנשים לשבת בנוחות, ושיהיה מספיק מקום לבמה במקרה שהאירוע שלכם כולל הופעה או נאומים. האולם צריך להיות מקום הולם להגשת ארוחה משובחת לאורחים, וגם לאפשר להם להסתובב באולם עם משקאות ביד, כחלק מרכזי של החוויה.
אם אתם יכולים לדמיין את זה, אתם יכולים לקבל את זה
זה המוטו המנחה את בעלי אולם האירועים ויטראז'. כי בואו נודה על האמת. ברגע שהמשתתפים מגיעים למקום, רוב אולמות קבלת הפנים של אירועים קטנים או אירועים גדולים זהים זה לזה.
אך מה יקרה אם תתכננו מספר הפתעות ותתכננו אירוע המאופיין בתרחישים מפתיעים? מה יקרה אם "תצאו מהקופסא" ותבינו איך לעצב אירועים קטנים שאינם שגרתיים? הכירו את ששת הרעיונות המנצחים לארגון אירועים מיוחדים.
לקחת את המשתתפים הכי רחוק שאפשר
וזה מתחיל עם שחרור מוחלט מהמושגים השחוקים לגבי תכנון אירועים קטנים. תארו לעצמכם, לפני מיליוני שנים, כשמתכנני אירועים לקחו מקל ושרבטו על קירות המערות שלהם את תכנית הטקס השבטי הצפוי להם.
ולא. אין צורך לחקות את מנהגי אנשי המערות, אך גם אין צורך לתכנן שוב ושוב את אותו אירוע. גם מחקרים מראים שמשתתפי אירועים מבקשים לעבור חוויות חדשות, להיחשף למידע חדש, ולפגוש אנשים חדשים.
המשתתפים רוצים משהו אחר שלא ראו קודם
הם רוצים מפגשים בלתי נשכחים בחללים ייחודיים, וזה בדיוק מה שמצפה לכם באולם האירועים ויטראז', שתוכנן באופן מושלם לארגון אירועים קטנים או גדולים. רק עצה מהמומחים: ככל שאתם חושבים רחוק יותר, כך אתם מתרחקים מהקופסא, ומדברים את השפה של המשתתפים שמבקשים לעבור חוויה ייחודית.
לפני שתבצעו את המחקר שלכם לגבי אולמות שונים ותבינו איך תוכלו לספק לקהל את החוויה הבלתי נשכחת אותה הוא מבקש, חשוב שתחליטו על מבנה הערב.
האם יהיו בו מופעים, נאומים או מצגות? האם המשתתפים ינועו באולם במשך רוב הערב, או שהמוקד יהיה על ישיבה? האם זהו אירוע חברתי בו מוגשת ארוחה וקוקטיילים? באיזה סגנון? הגשה לשולחנות או בופה? האם האירוע שלכם הוא שילוב של הכול?
עכשיו הניחו לדמיון להשתולל
והתחילו לחשוב מחדש על הנושאים המרכזיים שיאפיינו את האירוע שלכם, כמו למשל סדרת חוויות שאינן שגרתיות, והבטיחו לעצמכם שלא תתנו לפחד להשתלט עליכם ברגע האחרון ולהחזיר אתכם לארגון אירוע סטנדרטי בים האירועים הקטנים הסטנדרטיים בהם אתם והאורחים שלכם השתתפתם לפחות מיליון פעם.
כדי למצוא את המקום הטוב ביותר המתמחה בארגון אירועים קטנים, פשוט הקפידו על ארבעה כללים מנצחים:
מציאת המיקום או הסביבה שיאפשרו לכם לעמוד ביעדים שלכם ביעילות; עיצוב אולם בצורה כזו שהמשתתפים יבינו בקלות את הנושא שלכם; חשיבה על פרטי פרטים כגון בימוי מופע, בחירת משתתפים בעלי אישיות מיוחדת, תכנון חוויות מיוחדות הקשורות למקום, לנושא האירוע ולמטרותיכם; והניחו למשתתפים לצפות ולהשתתף בתרחישים אליהם עדיין לא נחשפו, ואם אפשר, בדרכים בלתי צפויות.
הקפדה על כללים אלו מבטיחה לכם אירוע שישקף תחושה של שהות בגן עדן. זו החוויה המוצעת לכם באולם ויטראז'. אירוע אותו אנשים יזכרו עוד זמן רב. בחיוב כמובן.
