הזמנת אורחים לאירוע

סמוך לאירוע עצמו (כשבועיים ומטה), בעלי השמחה מחפשים ממש מתחת לאדמה להזמין אנשים על מנת למלא את אולם האירוע. מאחר והם התחייבו מול האולם לכמות מינימאלית מסוימת של אורחים, הם נאלצים למצוא אנשים שימלאו את המושבים. כדאי להשתדל להימנע מהמצב הזה. אחרי הכל, אתם רוצים שהאנשים שמשתתפים בשמחה שלכם יהיו אלה שבאמת חשובים ויקרים לכם ורק הם. קחו בחשבון מראש  שבדרך כלל מספר האנשים שיבואו לאירוע בפועל יהיה כ-90% ממי שאישרו טלפונית את ההגעה שלהם.

לכמה אורחים עליי להתחייב מול האולם?

קודם כל, אנחנו רוצים לציין שחשוב מאוד לטרוח ולהכין סידור שולחנות שמי מראש. אומנם נכון שמדובר בטרחה גדולה, אבל היא שווה את ההשקעה במאה אחוז. יש היום המון תוכנות באינטרנט שמקלות מאוד את המשימה הזאת. חפשו אותן ותיהנו מהתהליך. השיטה הישנה-נושנה של "תגיע מוקדם ותפוס לי מקום" היא מאוד לא נעימה ומשפיעה לרעה על האירוע. אנחנו מכנים את השיטה הפסולה הזאת: “ופרצת ימה וקדמה צפונה ונגבה". בלאגן שלם של דודות, חברים ואורחים שונים שמתנפלים על השולחנות ונדחקים למצוא מקום. נפנופי ידיים וצעקות "הנה, פה השולחן שלנו!”. לא מתאים ולא נאה. אנחנו מקווים שההקדמה הזאת שכנעה אתכם סופית להקדיש את הזמן הראוי לתכנון הושבה שמית מאורגנת ומחושבת. כמובן שאצלנו בויטראז' אנו מעמידים דיילות חייכניות בקבלת הפנים המקבלות את פני האורחים בברכת ערב טוב ונותנות לכל אחד מהם את מספר השולחן בו הוא ממוקם. עכשיו לעצות שלנו.

סידור שולחנות

קיימות שתי אפשרויות מרכזיות לסידור שולחנות. הראשונה והפשוטה, היא להגדיר שולחנות לפי קבוצות אנשים (חברים לעבודה, חברים מהצבא, משפחת החתן, משפחת הכלה וכו') ולתת לאנשים להסתדר לפי זה. אפשרות זו הרבה יותר פשוטה לתכנון ויותר סובלנית כלפי מוזמנים שלא הגיעו. הבעייה באפשרות הזאת היא בחוסר יעילות לגבי מקומות ריקים. מאחר והשולחנות הם של 10 או 12 אורחים, סביר מאוד להניח שלא כל קבוצה ממלאת מספר עגול של שולחנות. המצב שנוצר הוא – מקומות ריקים ויקרים. חבל. אנחנו ממליצים להושיב את רוב האורחים לפי שמות ומקומות מדוייקים, ורק 2-3 קבוצות לפי שיטת הקבוצות. בעיקר לגבי אורחים שלא ברור בדיוק מי מתכוון להגיע (בד"כ חברים מהעבודה, מהצבא וכו').

האפשרות השנייה היא להגדיר בצורה מפורשת מי יושב בכל שולחן באמצעות פתקים המחולקים בקבלת הפנים. גם לשיטה זאת יש חסרון, למרות הייתרונות הבולטים והברורים. היתרון הוא שבשונה מהשיטה הקודמת, נמנעת אפשרות שמוזמן מסוים יישאר חלילה ללא מקום. החיסרון הוא שכל מוזמן שלא הגיע, מחיר המנה שלו מופסד. כדי להתגבר על החיסרון הזה, תאמו מראש עם אחד מהקרובים אליכם (רצוי מישהו מאורגן וחייכני) שיהיה אחראי למצוא "חורים" בשולחנות ולמקם בהם אורחים לפי שיקול דעתו.

התייעצו איתנו

תכננו את ההושבה בשולחנות בהתאם. אומנם זה לוקח זמן וטרחה, אבל החסכון שיהיה לכם הוא עצום. לא רק בכסף, אלא בעיקר – בהתעסקות ולחצים מיותרים ביום האירוע ולפעמים אפילו בערב האירוע עצמו. אתם לא רוצים למצוא את עצמיכם מחפשים מקום ישיבה לאורחים שלכם במהלך האירוע. השאיפה היא שבמהלך האירוע עצמו – רק תיהנו ותשוחחו בכיף עם היקרים לכם שמזמן לא ראיתם. שיהיה רק בשמחות. התקשרו אלינו לקביעת פגישת התרשמות והצעת מחיר 08-9402020.